Zwolnienie lekarskie dla zagranicznego pracodawcy – poradnik

Zwolnienie lekarskie dla zagranicznego pracodawcy to jedno z najczęściej poruszanych zagadnień przez Polaków pracujących zdalnie dla firm z UE lub dojeżdżających do pracy za granicę. W dobie powszechnej cyfryzacji usług medycznych w Polsce, wielu pacjentów zakłada, że elektroniczne L4 automatycznie trafi do szefa w Berlinie, Londynie czy Amsterdamie. Niestety, brak spójności między systemami informatycznymi poszczególnych krajów sprawia, że procedura ta jest znacznie bardziej skomplikowana i wymaga od pracownika podjęcia konkretnych działań, aby nie stracić prawa do zasiłku chorobowego.

Poniżej znajdziesz kluczowe informacje w pigułce:

• Polskie e-ZLA nie trafia automatycznie do zagranicznych systemów ubezpieczeń (np. niemieckich kas chorych).
• Kluczowym dokumentem dla zagranicznego pracodawcy jest wydruk zwolnienia lub plik PDF podpisany przez lekarza.
• W krajach takich jak Holandia czy Niemcy obowiązują surowe przepisy RODO dotyczące widoczności kodu choroby (ICD-10).
• Terminy dostarczenia zwolnienia różnią się w zależności od kraju – w Wielkiej Brytanii masz aż 7 dni na tzw. self-certification.
• W przypadku sporów o ważność zwolnienia, instytucje wymieniają się danymi przez system EESSI za pomocą druków SED S055.

Zobacz także: https://netmedika.pl/poradnik/na-ile-dni-oplaca-sie-brac-zwolnienie-lekarskie/

Gdzie jesteś ubezpieczony? Ustalenie właściwego ustawodawstwa a wystawienie L4

Podstawowym krokiem przed wizytą u lekarza jest uświadomienie sobie, że procedura chorobowa zależy od kraju, w którym odprowadzane są Twoje składki na ubezpieczenie społeczne, a nie od miejsca Twojego fizycznego pobytu. W Unii Europejskiej obowiązuje zasada lex loci laboris (prawo miejsca wykonywania pracy), która jednak w przypadku telepracy uległa znaczącym modyfikacjom na mocy Porozumienia Ramowego z 2023 roku. To determinuje, czy polski lekarz wystawia zwolnienie systemowe dla ZUS, czy pełni rolę jedynie orzecznika dla zagranicznej kasy chorych.

Scenariusz A: Pracujesz dla zagranicznej firmy, ale masz ubezpieczenie w Polsce

Jeśli pracujesz zdalnie z Polski przez ponad 50% czasu pracy lub jesteś pracownikiem delegowanym z drukiem A1 wystawionym przez ZUS, podlegasz pod polski system. W tej sytuacji zagraniczny pracodawca (lub jego przedstawiciel) musi posiadać profil na Platformie Usług Elektronicznych (PUE ZUS) i polski numer NIP. W takim przypadku e-ZLA działa standardowo – dokument trafia do systemu automatycznie, a ZUS wypłaca zasiłek chorobowy zgodnie z polskimi stawkami (zazwyczaj 80%).

Scenariusz B: Jesteś ubezpieczony za granicą (np. w Niemczech, Czechach, Holandii)

To najczęstszy i najbardziej problematyczny przypadek. Jeśli posiadasz druk A1 z kraju pracodawcy (np. pracujesz hybrydowo, ale większość czasu dla firmy w Monachium), polski system e-ZLA „nie widzi” Twojego pracodawcy. System gabinetowy lekarza po wpisaniu Twojego numeru PESEL nie znajdzie płatnika składek. Lekarz ma wtedy obowiązek wystawić zwolnienie, ale nie zostanie ono wysłane cyfrowo do zagranicznej firmy. Twoim obowiązkiem jest poproszenie lekarza o wydruk wizualizacji e-ZLA lub przesłanie pliku PDF, który następnie musisz samodzielnie dostarczyć pracodawcy i zagranicznej kasie chorych.

Jak technicznie wygląda wystawienie e-ZLA dla podmiotu zagranicznego?

Wiele wątpliwości budzi techniczna strona wizyty w polskim gabinecie lekarskim, gdy pacjent informuje, że jego pracodawca nie ma polskiego NIP-u. Lekarze korzystający z aplikacji gabinetowych mają możliwość wybrania opcji „brak NIP” lub zaznaczenia, że zwolnienie dotyczy pracodawcy zagranicznego, co pozwala na wygenerowanie dokumentu mimo braku płatnika w polskiej bazie ZUS.

Oto co musisz wiedzieć o formie dokumentu:

1. Wydruk jest niezbędny: Elektroniczny zapis w ZUS jest bezużyteczny dla kadr w Londynie czy Oslo, ponieważ nie mają one dostępu do polskiej chmury danych.
2. Podpis i pieczątka: Choć polskie prawo odchodzi od pieczątek, w obrocie międzynarodowym „mokra” pieczęć i odręczny podpis lekarza na wydruku nadal są gwarantem wiarygodności. Zagraniczne działy HR często odrzucają wydruki wygenerowane automatycznie bez widocznych atrybutów autentyczności.
3. Język dokumentu: Polskie e-ZLA jest w języku polskim. W ramach UE instytucje ubezpieczeniowe muszą akceptować dokumenty w językach urzędowych Unii, ale pracodawca ma prawo wymagać zrozumiałego dla siebie potwierdzenia, co czasem rodzi konieczność tłumaczenia.

Cecha dokumentu	Dla ZUS (Polska)	Dla pracodawcy zagranicznego
Forma	Wyłącznie cyfrowa (XML)	Wydruk papierowy lub PDF
Dostarczenie	Automatyczne przez system	Samodzielne (e-mail/poczta)
Podpis	Kwalifikowany certyfikat ZUS	Podpis odręczny lekarza + pieczęć
Widoczność choroby	Kod literowy (np. B)	Często pełny kod ICD-10 (uwaga na RODO!)

Zwolnienie lekarskie do Niemiec: Rygorystyczne terminy i kody chorobowe

Niemiecki rynek pracy jest najczęstszym kierunkiem dla polskich pracowników transgranicznych. System tamtejszy opiera się na Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU), który od niedawna również funkcjonuje w formie elektronicznej (eAU), ale systemy polski i niemiecki nie są ze sobą połączone.

Termin dostarczenia zwolnienia (Nachweispflicht)

Zgodnie z niemieckim prawem pracy, pracownik musi przedstawić zaświadczenie lekarskie najpóźniej w czwartym dniu trwania niezdolności do pracy. Należy jednak pamiętać, że pracodawcy mają prawo skrócić ten termin w umowie o pracę i żądać zwolnienia już od pierwszego dnia – co jest standardem w agencjach pracy tymczasowej (Leihfirmen). Polski lekarz wystawiający zwolnienie musi więc działać szybko, a pracownik powinien niezwłocznie przesłać skan dokumentu do pracodawcy oraz oryginał do kasy chorych (Krankenkasse), aby otrzymać wypłatę Krankengeld po 6 tygodniach choroby.

Problem diagnozy na druku

W Niemczech pracodawca otrzymuje wersję zwolnienia bez diagnozy. Polskie druki ZUS ZLA zawierają kod ICD-10. Przekazując niemieckiemu pracodawcy polski druk z jawnym kodem choroby, pracownik teoretycznie narusza własną prywatność, ale w praktyce jest to często akceptowane. Warto jednak zadbać, aby kopia dla kasy chorych zawierała kod (jest niezbędny do wypłaty zasiłku), a kopia dla pracodawcy miała ten kod zasłonięty, jeśli zależy nam na dyskrecji.

Holandia: Ochrona danych medycznych ponad wszystko

System holenderski różni się fundamentalnie od polskiego podejściem do prywatności pracownika. W Holandii pracodawca nie ma prawa pytać o przyczynę choroby, a przetwarzanie danych medycznych przez dział kadr jest surowo zabronione.

Rola lekarza zakładowego

W Holandii pracownik zgłasza chorobę pracodawcy, ale nie wysyła mu zwolnienia lekarskiego z diagnozą. Weryfikacją stanu zdrowia zajmuje się zewnętrzna służba medycyny pracy (Arbodienst) i lekarz zakładowy (bedrijfsarts). Polski pracownik, który wyśle do holenderskiego szefa skan L4 z widocznym kodem „J06” (infekcja dróg oddechowych) lub „F32” (depresja), stawia pracodawcę w trudnej sytuacji prawnej. Rekomendowanym działaniem jest poinformowanie pracodawcy o posiadaniu zwolnienia i przesłanie go bezpośrednio do lekarza zakładowego lub UWV (urzędu pracy), jeśli to ta instytucja wypłaca zasiłek. Jeśli pracodawca nalega na dokument, należy zamazać kod choroby na przesyłanej kopii.

Wielka Brytania: Self-certification i bariera językowa

Mimo Brexitu, Wielka Brytania nadal honoruje zagraniczne dowody medyczne, jednak zasady ich przedkładania są odmienne od polskich.

7 dni bez lekarza

W UK obowiązuje zasada self-certification. Oznacza to, że pracownik może być nieobecny w pracy z powodu choroby przez 7 dni kalendarzowych bez konieczności przedstawiania dowodu od lekarza. Wystarczy wypełnić formularz własny pracodawcy lub druk urzędowy SC2. Dla polskiego pracownika oznacza to, że bieganie do lekarza z przeziębieniem w 2. dniu choroby jest zbędne z punktu widzenia brytyjskiej biurokracji, chyba że wewnętrzny regulamin firmy stanowi inaczej.

Tłumaczenie dokumentów (Fit Note)

Dopiero po 7 dniach wymagany jest tzw. Fit Note. Polskie zwolnienie jest traktowane jako „foreign medical evidence”. Choć brytyjskie urzędy (HMRC) mogą pomóc w tłumaczeniu w sprawach spornych o zasiłek SSP (Statutory Sick Pay), pracodawca ma prawo odmówić honorowania dokumentu, którego nie rozumie. Dobrą praktyką jest poproszenie polskiego lekarza o krótką adnotację po angielsku na wydruku: „Unfit for work from… to…” i podstemplowanie jej. Pozwala to uniknąć kosztów tłumaczenia przysięgłego, które w przeciwnym razie mogą obciążyć pracownika.

Norwegia: Egenmelding i deklaracja własna

Norweski system NAV (Urząd Pracy i Opieki Społecznej) jest wysoce zcyfryzowany i opiera się na dużym zaufaniu społecznym. Podobnie jak w UK, funkcjonują tu dni „na żądanie” z powodu choroby (egenmelding), które pracownik może zgłosić bez wizyty u lekarza (zwykle 3 dni, w niektórych firmach do 8).

Procedura dla zwolnień z Polski

Jeśli choroba przedłuża się i wymagane jest Sykmelding (zwolnienie lekarskie), polski druk jest akceptowany, ale musi spełniać określone wymogi:

1. Pełne dane: Musi zawierać diagnozę, okres niezdolności i dane lekarza.
2. Oświadczenie własne: Wysyłając zagraniczne zwolnienie do NAV (można to zrobić online), pracownik musi dołączyć wypełnione „Oświadczenie własne do zagranicznego zwolnienia lekarskiego” (Egenerklæring for utenlandske sykmeldinger). Jest to kluczowy dokument, bez którego NAV nie przetworzy wniosku o zasiłek chorobowy. Pamiętaj, że w Norwegii zwolnienie lekarskie w trakcie urlopu pozwala na „odzyskanie” dni wolnych, pod warunkiem, że lekarz orzekł 100% niezdolności do pracy.

System EESSI i formularz SED S055 – gdy pojawią się problemy

Co zrobić, gdy zagraniczny pracodawca lub kasa chorych podważy autentyczność polskiego wydruku e-ZLA? Czy musisz jechać do Polski po pieczątki? Nie. Unia Europejska wdrożyła system EESSI (Electronic Exchange of Social Security Information), który służy do bezpiecznej wymiany danych między instytucjami.

Jak działa weryfikacja międzynarodowa?

Jeśli niemiecka AOK lub norweski NAV mają wątpliwości co do Twojego zwolnienia, wysyłają zapytanie drogą elektroniczną do polskiego ZUS. ZUS weryfikuje w swojej bazie, czy lekarz faktycznie wystawił e-ZLA, a następnie generuje unijny dokument potwierdzający – SED S055. Jest to oficjalne poświadczenie okresów niezdolności do pracy, wiążące dla wszystkich urzędów w UE/EFTA. Pracownik nie może sam pobrać druku S055, ale w przypadku przedłużających się problemów z wypłatą zasiłku, może złożyć wniosek do ZUS o wydanie zaświadczenia dla instytucji zagranicznej, co często inicjuje procedurę wyjaśniającą.

Podsumowanie: Twoja checklista w razie choroby

Choroba podczas pracy dla zagranicznego podmiotu nie musi oznaczać administracyjnego koszmaru, jeśli będziesz trzymać się ustalonej procedury. Kluczem do sukcesu jest komunikacja i posiadanie papierowej wersji dokumentu.

Oto 5 kroków, które musisz wykonać:

1. Poinformuj pracodawcę: Wyślij e-mail lub zadzwoń przed rozpoczęciem pracy w pierwszym dniu choroby.
2. Wizyta lekarska: Poinformuj lekarza, że potrzebujesz wydruku e-ZLA dla pracodawcy zagranicznego (lekarz wybiera odpowiednią opcję w systemie).
3. Weryfikacja danych: Sprawdź, czy na wydruku jest pieczątka i podpis lekarza (niezbędne dla zagranicznych kadr).
4. Decyzja o kodzie choroby: Jeśli pracujesz w Holandii lub Niemczech, rozważ zamazanie kodu ICD-10 na kopii dla pracodawcy.
5. Wysyłka: Prześlij skan/zdjęcie do pracodawcy i oryginał do zagranicznej kasy chorych/instytucji ubezpieczeniowej zgodnie z lokalnymi terminami.

Pamiętaj, że jako pracownik podlegający pod ustawodawstwo innego kraju, to na Tobie spoczywa ciężar dowodowy. Polski ZUS nie wyśle za Ciebie zwolnienia do szefa w Londynie, dlatego Twoja szybka reakcja i dbałość o formalności są gwarancją otrzymania należnego wynagrodzenia chorobowego.